Fidelity
Onboarding Agentes
Control, cumplimiento y trazabilidad en cada incorporación.
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Controlar desde la dirección comercial quién recibe invitaciones y acceso, evitando registros fuera de protocolo.
Fidelity Onboarding es la solución diseñada para organizaciones que buscan profesionalizar la integración de su fuerza comercial, asegurando que cada alta de agente se realice bajo procesos digitales, auditables y conformes con la norma.
Centralizar el flujo de solicitud, documentación, validación y firma, sin depender de correos ni archivos dispersos.
Integrarte de forma nativa a tus sistemas centrales, permitiendo que cada agente validado quede habilitado automáticamente para operar, sin reprocesos ni cargas manuales.
Tener trazabilidad completa y evidencia documental desde el primer dato capturado hasta la generación del expediente final.
Obtener visibilidad y resultados medibles, con indicadores de avance, tiempos de validación y niveles de cumplimiento que facilitan la toma de decisiones a nivel gerencial.
Garantizar cumplimiento legal y regulatorio mediante validaciones automáticas con instituciones certificadas.
Con nuestro sistema podrás:
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Los problemas del modelo tradicional de alta de agentes
Resultado:
Duplicidades, agentes no aprobados y pérdida de control operativo.
Altas dispersas y sin control de origen
Los formatos viajan por correo o WhatsApp, sin evidencia de carga ni validación.
Documentación incompleta o manipulable
Validar datos, revisar documentos y capturar información en distintos sistemas, genera retrasos y errores humanos.
Procesos lentos y dependientes de tareas manuales
No existe una vista unificada del estado de cada solicitud o quién intervino en cada paso.
Falta de trazabilidad y seguimiento
Las verificaciones con listas PLD, validez de documentos o certificaciones externas se hacen de forma parcial o tardía.
Cumplimiento normativo vulnerable
Cada área envía solicitudes por su cuenta, sin trazabilidad ni validación de quién autorizó el registro.
Resultado:
Expedientes inconsistentes, auditorías con observaciones y riesgo legal.
Resultado:
Tiempos de integración prolongados y agentes inactivos por falta de confirmación.
Resultado:
Pérdida de visibilidad institucional y dificultad para auditar o resolver incidencias.
Resultado:
Exposición a sanciones y riesgos reputacionales.
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El proceso de incorporación se convierte en una experiencia digital, auditable y totalmente controlada, donde cada paso desde la invitación hasta la certificación final está alineado con los estándares operativos y regulatorios de la organización.
“Un flujo único, trazable y auditable desde la invitación hasta la activación del agente.”
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Descripción:
Una vez aceptada la invitación, el agente accede a un cuestionario digital inteligente que puede llenarse por etapas, guardando automáticamente cada avance.
El sistema permite trabajar tanto desde la aplicación móvil como desde una computadora, adaptándose al ritmo y entorno del usuario.
Durante el proceso, el agente captura datos personales, laborales, fiscales y bancarios dentro de un flujo guiado y validado en tiempo real, evitando errores de captura o campos omitidos.
1
Gestión de Invitación
Objetivo:
Facilitar al agente un proceso de registro simple, guiado y seguro, que pueda completarse desde cualquier dispositivo sin perder información ni continuidad.
Funciones clave:
-
Control jerárquico: solo las áreas definidas pueden generar invitaciones.
-
Asignación automática de oficina o zona: cada invitación se vincula a una unidad operativa, facilitando control territorial.
-
Seguimiento de aceptación: registro de fecha, hora y ubicación desde donde el agente abre la invitación.
-
Alertas y reenvíos automáticos: notificaciones ante invitaciones no atendidas o vencidas.
-
Integración con CRM / directorio interno: sincroniza listas de agentes prospecto y evita duplicidades.
Resultado:
Una incorporación controlada desde el origen, donde cada agente que entra al sistema puede rastrearse hasta su responsable directo, con evidencia digital de cuándo y cómo inició su proceso.
2
Recopilación de información y documentación
Objetivo:
Controlar desde la dirección comercial quién puede iniciar el proceso de alta, garantizando que cada registro provenga de una fuente validada y trazable
Descripción:
El proceso comienza con la emisión de una invitación formal desde la plataforma, enviada únicamente por usuarios autorizados (dirección comercial, gerencia o promotoría líder).
Cada invitación contiene un enlace único y seguro que permite al agente acceder a su proceso de registro individualizado.
Carga de documentación
El mismo entorno integra un módulo de carga documental con soporte para múltiples formatos (PDF, JPG, PNG, DOC, etc.), que se ajusta automáticamente a los requisitos de cada tipo de expediente.
El sistema genera un checklist dinámico, que muestra en pantalla:
-
Documentos requeridos, opcionales y pendientes.
-
Semáforo de avance: verde (completo), amarillo (pendiente de revisión), rojo (faltante o rechazado).
-
Instrucciones de carga y ejemplos visuales.
-
Herramienta de recorte directo para adecuar fotos o documentos escaneados al formato solicitado.
Cada documento se asocia automáticamente al agente, con registro de hora, usuario y dispositivo de carga, garantizando trazabilidad completa.
Funciones clave:
-
Cuestionarios dinámicos con guardado automático por sesión.
-
Interfaz unificada entre versión web y móvil.
-
Validación de formato y resolución al momento de subir archivos.
-
Checklist y semáforo de cumplimiento en tiempo real.
-
Previsualización y descarga inmediata de documentos cargados.
Resultado:
Un proceso amigable para el agente y seguro para la organización, donde la información y los documentos se capturan correctamente desde el primer intento, generando expedientes completos y verificados sin intervención manual.
3
Validación por Mesa de Control
Objetivo:
Asegurar que cada documento e información capturada sea auténtica, vigente y coherente con los registros declarados por el agente, garantizando cumplimiento y trazabilidad total.
Descripción:
Tras la carga de información y documentos, el sistema ejecuta un proceso híbrido de validación automática y revisión humana, diseñado para reducir errores y fortalecer la integridad de los expedientes.
El flujo inicia con un módulo de reconocimiento OCR inteligente, que extrae y analiza automáticamente la información contenida en los documentos —como nombre, CURP, RFC, fecha de emisión o institución emisora— utilizando tecnologías líderes de Google y Oracle Cloud Vision.
Posteriormente, los datos extraídos se contraparan con lo capturado en los formularios del agente, detectando inconsistencias o divergencias.
En paralelo, la plataforma se conecta mediante APIs o bots internos con fuentes oficiales de verificación:
-
CNSF – Validación de cédulas y registros de agentes.
-
Banco de México – Cruce con listas regulatorias.
-
Buho Legal – Revisión de antecedentes.
-
SEP – Confirmación de estudios o acreditaciones.
-
Listas PLD / OFAC – Cumplimiento en materia de prevención de lavado de dinero.
Cada documento queda con su estatus de validación (válido, observado o rechazado) y un registro automático del método, fuente y fecha.
Excepciones y validaciones manuales controladas:
En los casos donde exista debate o documentación no reconocida por los validadores automáticos, el sistema permite una intervención manual por personal autorizado.
Estas acciones quedan registradas en bitácora, incluyendo:
-
Nombre del revisor.
-
Fecha y hora de validación.
-
Motivo de excepción y observaciones.
-
VoBo digital registrado y auditable.
De este modo, toda excepción se mantiene controlada, trazable y sujeta a auditoría, garantizando transparencia sin frenar el flujo operativo.
Funciones clave:
-
OCR avanzado con lectura inteligente de campos clave.
-
Validación automática con fuentes regulatorias externas.
-
Cruce de datos capturados vs. información detectada.
-
Registro auditable de cada acción, usuario y resultado.
-
Autorización manual trazable en casos excepcionales.
Resultado:
Una mesa de control digital, auditable y transparente, donde cada validación —automática o manual— queda respaldada con evidencia técnica y responsabilidad institucional.
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Descripción:
Una vez concluidas las validaciones, el sistema consolida automáticamente toda la información y documentación del agente en un expediente digital único, eliminando completamente el uso de formatos físicos o llenado manual.
Los formularios que antes se llenaban a mano —solicitud de incorporación, declaraciones, consentimientos, cartas de confidencialidad, entre otros— ahora se generan automáticamente con los datos ya validados del agente. Cada documento se produce con formato institucional predefinido, listo para firma digital o resguardo. Simultáneamente, el sistema adjunta toda la documentación cargada por el agente, junto con cualquier carta o formato adicional requerido por políticas internas o regulatorias.
Todo el expediente queda estructurado en carpetas lógicas (Generales, Identificación, Certificaciones, Contratos, etc.), facilitando consulta y auditoría.
Objetivo:
Automatizar la creación del expediente completo del agente, integrando todos los datos, documentos y formatos requeridos por la organización en un solo archivo digital seguro y auditable.
4
Generación de Expediente Digital
Carga de documentación
-
Generación automática de formatos institucionales prellenados con la información verificada.
-
Adjunto automático de documentos originales y complementarios.
-
Creación de índice digital de contenidos, que permite identificar cada documento, fecha de carga y validador.
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Descarga flexible: documentos individuales o paquetes ZIP consolidados, ideales para inspecciones, auditorías o entregas regulatorias.
-
Resguardo cifrado en repositorio institucional con control de acceso por roles y permisos.
Resultado:
Un expediente digital completo, estructurado y auditable, que integra toda la evidencia documental y validaciones sin intervención manual.
La organización obtiene consistencia documental, reducción de tiempos y cumplimiento automatizado, con la capacidad de consultar o entregar auditorías en cuestión de minutos.
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5
Generación y Firma de Contratos
Funciones clave:
El sistema ofrece tres modalidades de firma para adaptarse a las políticas internas y regulatorias de cada organización:
1. Firma electrónica avanzada (FIEL/SAT):
Integración con certificados digitales reconocidos por el SAT, asegurando validez legal plena conforme al Código de Comercio y la NOM-151.
2. Firma rúbrica digitalizada:
El agente puede firmar manualmente en la aplicación o subir su rúbrica escaneada.
El sistema la asocia directamente al contrato correspondiente, manteniendo evidencia de carga, hora y dispositivo utilizado.
3. Integración con plataformas de firma digital del mercado:
Conectividad directa con servicios como FAD, Seguridata u otros proveedores certificados, permitiendo flujos de firma electrónica remota, multidispositivo y con acuse de recepción.
Objetivo:
Formalizar la relación con el agente de forma segura, trazable y adaptable al marco legal vigente, eliminando errores de versión, duplicidades y procesos manuales de firma.
Descripción:
EUna vez validado el expediente, el sistema genera de forma automática los contratos y anexos correspondientes según el tipo de servicio o esquema comercial que se celebre con cada agente.
Los modelos contractuales —preaprobados por el área jurídica— se rellenan dinámicamente con los datos verificados del agente, evitando manipulación o alteración posterior.
El proceso contempla diferentes tipos de contrato según el contexto:
-
Contratos individuales de comisión o representación.
-
Convenios de colaboración o confidencialidad.
-
Anexos operativos y cartas complementarias.
Cada documento forma parte del expediente digital y se activa dentro del flujo de firma, con control de versión y registro de fecha de generación.
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Funciones clave:
-
Generación automática de contratos personalizados según tipo de servicio.
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Versionado y control de plantillas jurídicas.
-
Flujo de firma múltiple (agente, supervisor, jurídico, dirección).
-
Validación de integridad documental posterior a la firma.
-
Registro auditable de método, fecha, IP y usuario firmante.
Resultado:
Un proceso contractual completamente digital, seguro y conforme a norma, donde cada documento se genera, firma y almacena con validez jurídica y trazabilidad completa.
La organización obtiene uniformidad, agilidad y certeza legal en cada relación comercial formalizada.
6
Integración y Sincronización con Sistemas Centrales
Funciones clave:
-
Integración por API, servicios web o conectores directos con los sistemas del cliente.
-
Sincronización bidireccional opcional para mantener actualizados los datos del agente.
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Registro de fecha, usuario y sistema destino de cada transferencia.
-
Alertas ante errores de carga o duplicidad de registros.
Resultado:
Una incorporación totalmente automatizada, donde cada agente queda habilitado para operar en los sistemas centrales con sus accesos, documentación y expedientes listos.
El área comercial obtiene visibilidad inmediata y reducción de tiempos, mientras que las áreas de cumplimiento y archivo cuentan con copias digitales certificadas en repositorios oficiales.
Objetivo:
Garantizar que la información validada y contractual del agente se integre automáticamente en los sistemas institucionales, habilitando su operación sin tareas manuales ni reprocesos.
Descripción:
Una vez finalizada la firma del contrato, el sistema realiza la integración automática con los sistemas centrales de la organización, asegurando una incorporación completa, coherente y sin intervención humana.
Toda la información —datos personales, registros fiscales, expediente documental y contratos firmados— se vuelca directamente a las plataformas administrativas y operativas definidas por el cliente (ERP, CRM, portales internos o sistemas de control comercial).
Durante este proceso, la plataforma genera claves de acceso, perfiles de usuario y cartas de bienvenida personalizadas, que se envían automáticamente al agente y a las áreas correspondientes, cerrando así el ciclo de onboarding digital.
Procesos incluidos:
-
Vaciado automatizado de información en los sistemas institucionales o bases de datos centrales.
-
Creación de credenciales de acceso y configuración de perfiles para aplicaciones internas.
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Generación y envío de cartas de bienvenida, lineamientos o manuales digitales.
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Distribución de información al área de operaciones, comercial y cumplimiento, con notificación automática de alta confirmada.
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Transferencia segura de toda la documentación al repositorio o sistema de archivos corporativo, bajo estándares de seguridad y cifrado.
7
Reportes de Operación y Seguimiento Multinivel
Funciones clave:
-
Dashboards interactivos con filtros por región, estatus o tipo de contrato.
-
Exportación programada de reportes y respaldos automáticos.
-
Indicadores visuales (semáforos) para gestión ágil de tareas críticas.
-
Seguimiento histórico y trazabilidad completa para auditorías.
-
API de reportes para integración con sistemas de BI o tableros corporativos.
Resultado:
Una operación transparente, medible y controlada, donde cada nivel organizativo dispone de información en tiempo real sobre el avance, desempeño y cumplimiento del proceso de incorporación.
Esto permite a la dirección tomar decisiones estratégicas, a las gerencias optimizar recursos y al área de control garantizar cumplimiento y trazabilidad total.
Objetivo:
Brindar a cada nivel organizacional —desde dirección hasta oficinas regionales— visibilidad total del proceso de incorporación, con métricas, alertas e indicadores que permitan tomar decisiones informadas y oportunas.
Descripción:
El sistema integra un módulo de reportes y tableros dinámicos que consolida en tiempo real toda la información del proceso de onboarding: invitaciones, avances, validaciones, firmas, excepciones y activaciones finales.
Cada área accede únicamente a la información que le corresponde según su rol, asegurando control jerárquico y confidencialidad de datos.
Los reportes pueden generarse en pantalla, exportarse en formato Excel, PDF y programarse para envío automático por correo institucional, según frecuencia y nivel de responsabilidad.
Tipos de reportes disponibles
Nivel Dirección General
-
Panorama nacional del avance de incorporación.
-
Métricas de cumplimiento por región, promotoría o área comercial.
-
Reporte de tiempos promedio entre etapas (invitación → activación).
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Alertas de validaciones pendientes o excepciones abiertas.
-
Indicadores de riesgo y cumplimiento normativo (listas PLD, validaciones externas).
Nivel Gerencial / Regional
-
Reporte detallado de agentes por estatus: en proceso, validados, rechazados o activos.
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Seguimiento a cargas documentales incompletas.
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Productividad de oficinas o promotorías asignadas.
-
Control de tiempos de respuesta y eficiencia de mesa de control.
Nivel Operativo / Control Interno
-
Listado de agentes con observaciones pendientes.
-
Registro de excepciones y validaciones manuales con VoBo.
-
Control de contratos firmados, en revisión o con errores de integración.
-
Bitácora completa de acciones por usuario, fecha y módulo.
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Beneficios Clave para el Clientei
Control total desde la dirección comercial
Todas las incorporaciones se originan bajo invitaciones autorizadas, eliminando registros fuera de protocolo.
Reducción drástica de errores y reprocesos
Los datos y documentos se validan automáticamente, evitando discrepancias, duplicidades y devoluciones.
Ahorro significativo de tiempo y recursos
Eliminación del papel, automatización de validaciones y firma digital reducen semanas de trabajo a horas.
Expedientes 100% digitales y auditables
Toda la información se conserva en un entorno seguro, con trazabilidad de usuario, fecha y acción.
Visibilidad en tiempo real del proceso
Tableros multinivel permiten monitorear el avance de cada agente, detectar retrasos y gestionar prioridades.
Uniformidad operativa en todas las regiones
Cada oficina y promotoría sigue el mismo flujo digital, eliminando diferencias en criterios o formatos.
Mayor seguridad de la información
Documentación cifrada, accesos controlados por rol y validaciones automáticas contra fuentes oficiales.
Integración completa con sistemas institucionales
Los datos y expedientes se sincronizan con plataformas administrativas o comerciales sin intervención manual.
Certeza jurídica y trazabilidad en cada firma
Contratos firmados con FIEL, rúbrica digital o plataformas certificadas (FAD, Seguridata), con evidencia legal.
Capacidad de respuesta ante auditorías o inspecciones
Expedientes descargables individualmente o en ZIP, listos para revisión documental inmediata.
Experiencia digital fluida para el agente
Acceso desde app o computadora, cuestionarios con guardado automático y seguimiento en tiempo real.
Reducción de riesgo operativo y reputacional
Validaciones automáticas y flujos controlados eliminan vulnerabilidades típicas de procesos manuales.
Escalabilidad institucional
El modelo se adapta fácilmente al crecimiento de la organización, sin necesidad de ampliar personal o estructura.
Indicadores de Impacto Esperado
La adopción del Onboarding Digital de Agentes transforma un proceso administrativo lento y disperso en un flujo controlado, auditable y medible, con resultados concretos en operación, cumplimiento y productividad.
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Eficiencia Operativa
Integración con sistemas centrales
Esquema Tradicional
Eficiencia Operativa
Métrica
Esquema Tradicional
Resultado: Integraciones inmediatas, menos dependencia de tareas humanas y una operación que puede escalar sin ampliar estructura.
Manual por correo / Excel
Reprocesos por errores o documentos faltantes
Tiempos de validación documental
Generación de contratos
Tiempo promedio de alta
< 3%
20–30%
Tiempos de validación documental
Manual
5–7 días hábiles
Sincronización automática por API
4–6 horas
Automatizado en minutos
Automática e inmediata
Con Onboarding Digital
Aspecto
Antes
Seguimiento a excepciones
Disponibilidad de expedientes
Cumplimiento de auditorías
Validaciones regulatorias (CNSF, Banxico, SEP, PLD)
VoBo digital con bitácora de usuario y fecha
Sin registro auditable
Dispersa en archivos
Días de búsqueda
Parciales y manuales
Automáticas y trazables
Centralizada y auditable
Entrega inmediata por descarga ZIP
Resultado: Integraciones inmediatas, menos dependencia de tareas humanas y una operación que puede escalar sin ampliar estructura.
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Reducción de 60 % en horas hombre dedicadas a validación y armado de expedientes.
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Ahorro promedio de 30 % en costos administrativos asociados a impresión, archivo y gestión manual.
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Disminución de riesgos operativos y sanciones regulatorias derivadas de omisiones o validaciones incompletas.
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Retorno estimado de inversión (ROI): <6 meses tras la adopción plena.
Impacto Económico
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El sistema no solo digitaliza un trámite:
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Establece un nuevo estándar de gobierno corporativo en la gestión de fuerza comercial.
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Une áreas clave —Comercial, Jurídico, Cumplimiento y TI— en un mismo flujo, sin fricciones.
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Convierte la incorporación en una experiencia medible y auditable, alineada con las mejores prácticas del sector financiero y asegurador.
Con nuestro Onboarding Digital, esa confianza inicia con control, trazabilidad y eficiencia total.”
“Cada agente representa la imagen, el cumplimiento y la confianza de tu organización.
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